Tilmeldingen til en rejse er bindende for såvel kunden som rejsebureau, når depositum er betalt. Kundens indbetaling er samtidig en accept af Culture Adventures bestemmelser og vilkår for arrangementet. OBS. For at garantere rejsen er det vigtigt, at betaling er os i hænde til tiden.

Ved tilmeldingen betales et depositum på 25 % af rejsens samlede pris – dog min. kr. 3000 pr. person. Enkelte rejser har særlig trenge betalingsbetingelser og afbestillingsvilkår. Forekommer dette vil det fremgå af faktuaen. 

Afbestillingsforsikring ved sygdom skal indbetales senest samtidigt med depositum. Restbeløbet skal være os i hænde senest 60 dage før afrejse.
Rejsedokumenterne fremsendes normalt således, at De har dem i hænde senest 14 dage før afrejse. Overskrides fristen for indbetaling, bortfalder rejsebureauets leveringspligt.

Depositum Grønland:
Ved ordremodtagelse af rejser til Grønland, vil der blive opkrævet op til kr. 10.000,- i depositum. Da vi laver de fleste rejser individuelt, altså ikke gruppereservationer hos fly, hotel, skib osv., er vi nødsaget til at udstede min. fly og skibsbilletter med det samme.

Såfrem det ikke fremgår af faktura kan den bestilte rejse ikke ændres. Vi vil dog fra gang til gang bestræbe os på at imødekomme ønsker, og oplyse om ændring er muligt. Ændringer vil som regel medføre et ændringsgebyr.

Såfrem der ikke er anført andre bestemmelser på fakturaen, vil følgende regler gøre sig gældende. Vi gør opmærksom på, at der ved enkelte rejser, kan være forbundet ekstraordinære omkostninger. Ved afbestilling af rejser indtil 75 dage før afrejse er indbetalt depositum tabt. Ved afbestilling 75 -15 dage før afrejsen opkræves et gebyr på 85 % af rejsens pris. Afbestilling herefter er hele rejsens pris tabt.

Såfremt der inden for et tidsrum af 14 dage før rejsens påbegyndelse forekommer krigshandlinger, naturkatastrofer, livsfarlige smitsomme sygdomme og andre hermed ligestillede begivenheder, kan rejsen afbestilles vederlagsfrit. Det vil dog være en betingelse, at danske myndigheder (Eksempelvis Udenrigsministeriet, sundhedsmyndigheder eller andre offentlige myndigheder) direkte fraråder rejser til det pågældende område, og at begivenhederne er opstået efter rejsens bestilling.

I samarbejde med Gouda rejseforsikring A/S anbefaler vi at man tegner en sygdomsafbestillingsforsikring der dækker i tilfælde af:
Akut opstået sygdom, der kræver sengeleje (lægeattest) eller hospitalsbehandling. 

Dødsfald i nærmeste familie (forældre, børn, bedsteforældre). Indbrud og anden alvorlig kriminel handling samt konkursbegæring mod egen virksomhed. Forsikringspræmien refunderes ikke i forbindelse med nogen form for afbestilling. Kontakt Culture Adventure for tegning af forsikring.

Hvis en kunde udebliver fra eller undlader at benytte et bestilt arrangement, vil der grundet kontraktmæssige forhold ikke normalt forekomme nogen refunderinger.

Hvor intet andet udtrykkeligt er anført, gælder visumoplysningerne på deltagerbeviset kun danske statsborgere, ligesom oplysningerne er relateret til den opgivne rejseplan. Har man planer om at ændre rejseforløbet (herunder rejselængden), kan helt andre regler være gældende. De bør være opmærksom på, at formalia kan ændres mellem bestillingstidspunktet og afrejsetidspunktet. 

OBS: Der stilles ofte også visumkrav i forbindelse med transit. Passet skal mindst være gyldigt i 6 måneder efter hjemkomst fra destinationen. Alle bureauets oplysninger gælder alene for personer med dansk pas. Det er således kundens pligt at oplyse bureauet, såfremt kunden ikke er dansk statsborger, eller har dobbeltstatsborgerskab. 

Udenlandske statsborgere skal konsultere deres ambassade eller konsulat http://foa.danmark.dk vedr. visum samt kontakte Seruminstituttets Udlandsvaccination. www.ssi.dk. Undlades dette, påtager Culture Adventure sig intet ansvar for de følger, som evt. manglende indrejsedokumenter, vaccinationer etc. måtte medføre for den rejsende. 

Ved rejse til et Schengenland, skal passet medbringes på rejsen, da det er danske statsborgeres ID i udlandet. Udlændinge med opholdstilladelse i Danmark skal altid medbringe gyldigt pas samt opholdstilladelse. Den rejsende har pligt til at sørge for gyldigt pas og visum samt give bureauet korrekte oplysninger om fx navn og statsborgerskab m.v. 

Navne i pas skal være i overensstemmelse med de navne, som personen/personerne er registreret med i Det Centrale Personregister (CPR-registeret). Det er den rejsendes eget ansvar at kontrollere, at der er overensstemmelse. Ved uoverensstemmelse kan den rejsende risikere at få afvist ansøgningen om visum. 

Vi skal gøre opmærksom på, at ekspeditionstiden for visum til visse lande (fx mange lande i Vest- og Centralafrika og andre lidt besøgte steder) kan være mange uger. Såfremt visumansøgninger ekspederes gennem bureauet, må man påregne et ekspeditionsgebyr. Bureauet påtaget sig intet ansvar for kunder, der af en eller anden ukendt grund afvises ved grænsen. Nogle lande stiller krav om passende valutabesiddelse og gyldig returbillet ved ankomsten.

Indeholder en rejseplan (eventuelt som ekstra bilag) med aktuelle afgangstider (lokaltider) og en plan, der omfatter al den service De har bestilt på destinationen, medmindre denne fremgår af bureauets brochurer. 

Rejseplanen omfatter således: Hotel, pension, transporter, billeje, udflugter etc. Denne service vil normalt også blive udskrevet på et rejsedokument (Voucher), der skal medbringes til hotellet eller vor repræsentant. Såfremt De deltager i en rejse med rejseleder eller på et fast programarrangement, vil de normalt IKKE få udleveret voucher hjemmefra.

Under visse omstændigheder kan ens rejse overdrages til familie eller venner mod et gebyr. Gebyret afhænger af rejsens karakter. Bureauet påtager sig ikke gensalg af en allerede betalt rejse.

Ifølge lovgivningen kan rejsearrangøren forhøje den aftalte pris som følge af stigende transportomkostninger (herunder brændstofpriser), ændrede skatter, afgifter og gebyrer samt ændrede valutakurser. Desværre forekommer der mange pludselige prisstigninger som følge af såkaldte olietillæg, stigende skatter og sikkerhedsafgifter. Disse ekstraomkostninger løber allerede op i flere tusinde kroner på mange oversøiske rejser. I forbindelse med grupperejser opgivet i danske kroner vil prisstigninger finde sted efter følgende principper: 

Ved ændringer af flypriser, samtlige afgifter og skatter med det aktuelle beløb, såfremt dette overstiger 100 kr. Valutaændringer på mere end +5 % eller – 10 % i forhold til prislistens udgivelsesdag. Eventuelle prisændringer vil kun omfatte omkostninger vedrørende den aktuelle valuta og altså ikke hele pakkens pris. 

Det skal bemærkes, at vi løbende ændrer vores prislister, og at en rejse altid vil blive solgt til den aktuelle pris, selvom man eventuelt er i besiddelse af en forældet prisliste. Det kan derfor forekomme, at en rejse er solgt til forskellige priser, fordi vi sjældent lader prisreguleringer slå igennem på rejser, der er bestilt forinden. Generel prisnedsættelse eksempelvis som følge af ekstraordinære prisfald på flybilletter vil komme alle kunder til gode, uanset hvornår rejsen er bestilt eller betalt.

Eksempel på beregningsmetode ved prisændringer:
Rejsens pris: kr. 10.000
Stigning i lufthavnsskatter/brændstofpriser: kr. 370
Rejsens nye pris i alt: kr. 10.370

Overstiger reguleringen 10 % af rejsens samlede pris er kunden berettiget til at hæve købet. Er der mindre end 20 dage til afrejse, kan der ikke foretages regulering. 

Culture Adventure forbeholder sig ret til at tilpasse priserne, hvis omkostningerne til brændstof stiger med over 10% inden for kontraktperioden.

Såfremt der ikke er tilstrækkelig tilslutning til en programsat rejse, vil den kunne blive aflyst op til 14 dage før afrejse. Minimums antallet for en grupperejse vil altid skriftligt blive oplyst ved bestilling. Rejsen kan ligeledes aflyses, på grund af udefra kommende omstændigheder som bureauet og dets samarbejdspartnere ikke har indflydelse på eller haft mulighed for at forudse (Force majeure lignende forhold).  Såfremt ovenstående skulle ske, vil bureauet altid forsøge at tilbyde et reelt alternativ.

Den offentlige Danske Sygesikring dækker udgifter i forbindelse med sygdom, ulykkestilfælde eller dødsfald, der indtræffer i den første måned af hver rejse i henhold til fastsatte regler i overenskomst om rejsesygesikring, og dækker kun: Studierejser for egen regning og ferierejser i Europa (til Ural), Grønland, Færøerne, Mellemøsten, Jordan, De Kanariske Øer og Madeira. Derudover er den rejsende generelt selv ansvarlig for at afholde omkostninger ved sygdom, hospitalsindlæggelse, hjemtransport m.v., medmindre arrangøren/Underleverandøren kan gøres ansvarlig herfor. Det er ofte store summer det handler om, hvis uheldet er ude. Man bør have en rejse- og ulykkesforsikring, og der findes skræddersyede rejseforsikringer, som dækker stor set ethvert behov. Culture Adventure hjælper gerne med at tegne den rette rejseforsikring.

En del skatter og afgifter opkræves i forbindelse med billetudstedelsen, og er således inkluderet i rejsens pris. En del lokale skatter kan imidlertid ikke opkræves på forhånd og skal betales på stedet. Det er ofte lufthavnsafgifter og enkelte nationalpark-afgifter. Disse afgifter vil normalt være anført på deltagerbeviset til Deres orientering. Vi skal dog gøre opmærksom på, at afgifterne kan ændres mellem bestillings-tidspunktet og afrejsen. Disse skatter varierer meget fra land til land, men ligger oftest mellem USD:10 - 20. 

Hvis moms eller andre skatter indføres eller hæves inden for kontraktperioden, forbeholder vi os ret til at tilpasse vores priser i henhold til ændringen.

Som allerede nævnt forudsætter Deres deltagelse i den aktuelle rejse, at De er bekendt med de givne oplysninger, herunder oplysninger fra deltagerbevis og rejseplaner samt at De følger de her givne anvisninger. Det skal desuden bemærkes, at De forventes at være bekendt med almindelige offentligt tilgængelig informationer om den aktuelle politiske, sundhedsmæssige samt natur og klimamæssige situation på destinationen. 

Det er også Deres ansvar at kontrollere at alle oplysninger på rejsedokumenter, rejseplan, bekræftelse m.m. stemmer overens med det bestilte. Culture Adventure skal i god tid underrettes om uoverensstemmelser, i modsat fald risikeres afvisning i eksempelvis lufthavnen, hvis navnene i billetterne ikke stemmer overens med passet.

Principielt kan bureauet (jf. lovgivningen) ikke foretage væsentlige ændringer af rejsens forløb efter bestillingen. Det er derfor vigtigt, at gøre bureauet opmærksom på særlige forudsætninger/ønsker i forbindelse med bestilling af rejsen (fx hotel med tennisbane, golf, dykning osv.). 

Eventuelle forudsætninger skal påføres faktura. Formålet er at sikre den rejsende mod at få et dårligere produkt end bestilt, eller for den sags skyld et bedre men uønsket produkt. Lovgivningen tager desværre ikke højde for rejseændringer, der er i deltagernes interesse. På en stor del af vores "eventyrprægede" rejser arbejder vi med sene ændringer (for så vidt det er muligt) for at skabe den bedst mulige rejse under hensyntagen til vejr samt andre lokale forhold og begivenheder. 

Ved rejser i Grønland forekommer ændringer så ofte som følge af vejr og infrastruktur, at rejsende må betragte det som en del af rejsen. Der ydes derfor heller ikke kompensation for forsinkelser og ændringer inden for 24 timers varighed. Dette forhold kan også gøre sig gældende på andre rejser. I så fald vil det fremgå af materialet. Ved flyforsinkelser er bureauet umiddelbart ansvarlig som repræsentant for flyselskabet, hvorfor reklamationer skal rettes til bureauet. 

Bureauets ansvar rækker dog ikke ud over de internationale bestemmelser og konventioners begrænsninger. Såfremt et flyselskab yder gældende kompensation på stedet, kan yderligere krav ikke gøres gældende. Rejsende kan normalt ikke påregne erstatning i forbindelse med forsinket hjemrejse. Derfor er vigtige gøremål umiddelbart efter hjemkomsten rejsearrangøren helt uvedkommende.

Mindre program ændringer er undertiden nødvendigt, afhængigt af vejret og lokale forhold. Bureauets dækker ikke eventuelle udgifter som følge af årsager uden for vores kontrol, såsom naturkatastrofer (tyfon, jordskred, oversvømmelser osv), flyforsinkelser eller aflysninger, ulykker, medicinsk evakueringer, optøjer, strejker osv. 

Hvis et hotel som er nævnt i programmet er udsolgt, vil et andet hotel af samme standard blive benyttet 

Reklamation over mangler ved rejsen skal rettes til bureauet eller dettes stedlige repræsentant så snart den konstateres, således at bureauet kan forsøge straks at afhjælpe en eventuel mangel.